自分で言うのもなんだけど、激務ディレクターの僕が手が回らない時に気をつけてる事と高効率化の方法

Advertisement

猫の手を借りたい程作業が多くて手が回らない時に僕がよくやる効率化の話。

リマインダー方式

作業を振って忘れます。

何でもかんでも他人に任せるのは良くないですが、(クオリティ維持的に見ても)
ただ、クオリティに関係無く、どっちが作業やっても良いという場合は振ってしまいます。
例えば
  • 不明点をまとめ、先にメールで質問しておく
  • 設計図、概念図を書いて、不備が無いかチェックをしてもらう
  • 現状把握のまとめを同意を得る為にメールして見てもらう
普通の話ですが、、、
作業のスパン毎に、取っ掛かり等の大事な部分をこちらで行い、
残りを他人に委ねて完成に近づけておきます。
メールでもそうですが、投げておいて、返事の時に思い出す方式です。
そして見てもらう事で、問題点の洗い出しを行なってもらいます。
ポイントは、先に、すぐにとりかかる事です。
重要ポイントで、すぐに出来そうな物はすぐ取り掛かります。
そうすれば、スケジュールのズレを起こしづらい為です。
忙しくてプロジェクトの進行が難しくなった場合は
色んな人に助けてもらって良いと思います。
(もちろん助け無しが一番ですけど、遅れるのは皆が困るので、最悪の場合という事です)

とにかく手をつけておく

上記と同じですが、言い方を変えるとこうなります。

とにかく少しでも手をつけておきます。
  • ラフだけ作っておく
  • 調査を進めて報告、もしくは途中報告しておく
  • パートナーさんに相談しておく
  • スケジュールだけ決めて、先方に伝えておく
そうすると、関係者を取り込めますし、
自分一人でスケジュールが遅延する事も避けられます。

手をつけてしまうと、関係者、特にクライアントから「この件大丈夫ですか?」と釘を刺されるハメになる事がありますが、それで良いんです。
尻を叩いてもらってプロジェクトが進むなら、そうしましょう。
一番怖いのは、
一人で抱え込んでしまい、気づかずにスケジュールがズレこんでしまう事です。
とにかく手をつけて、関係者を巻き込みましょう。

危惧している、やりづらい作業から先に手をつける

これもスケジュール遅延の防止策です。
怖い事は、先延ばしにしてしまいがちですが、これは危険です。

なぜかというと、
本当にまずい自体になった時、スケジュールぎりぎりになってから問題が起こってしまうと、
プロジェクトの調整ができず、取り返しがつかない事になるからです。
特に金額面の問題等は注意しましょう。

ショートスパンでも、スケジュールに余裕を持たす

今度は逆に、スケジュールよりも自分の為の逃げ道の話。

「この作業、何日で出来ますか?」との問いに、1日で出来るとしても
全体の作業量が多い場合は少し余裕を持って「3日です」と答えましょう(例です)

普段なら簡単にこなしてしまう作業依頼や、予期せぬトラブル、ちょっとしたプライベートの都合など、自分の中のスケジュールが狂うことは多いですよね。
いつもならカバー出来る事も、忙しい場合はけっこう時間がかかってしまいます。
厳密にスケジュール管理が出来ていれば良いのですが、本当に忙しくなるとスケジュール管理が難しくなりますから、とっさに「1日作業だ」と思わず、ある程度のトラブルを想定して、少し余裕を持たせましょう。
特に、上記のような「何日でできますか?」というスケジュールの問いの場合、相手は答えられた「1日です」などをアテにして動くことになります。「できませんでした」と後から言われるより、「先に 時間がかかる」と伝えられた方が相手にもメリットがあります。
「1日でやって」と言われても、無理な物は無理と答えましょう。
それが全体を上手く進めるコツだと思います。

一日の作業量を毎日決める

自分の作業スピードを知っておく必要がありますが、、、
とにかく、今日やる事を毎日決めます。忙しくなった時程しっかりやった方が良いです。
ポストイットに毎日作業表を、朝一に書きます。
結局のところ、忙しい時の作業範囲をこなすのは自分ですから、
必ずこなす量を決めて、その日のうちに完成させましょう。

出来なかった場合、翌日に持ち越しになりますが、
翌日また作業量を決める際に、全体の作業量を調整できます。

そうしていく上で、全体(長いスパン)での作業ボリューム等が見えてきます。

朝のほんの少しの時間を、この作業に当てましょう。
きっと効率良く仕事ができるようになるはずです。

曖昧な部分を潰していく

これは「忙しい」に限った話ではないですが、
曖昧な点があると、かなりの確率は忘れます。

そして曖昧な部分は関係者も曖昧に思ってる事なので、
後々になって問題が浮き彫りになる事があります。

「危惧している~~~」の項でも触れましたが、
後々になって問題が起こる事ほど怖い物は無いです。
時間をかければ、徹夜すれば、気合を入れれば、総動員でやれば、
こういった事で解決できる事なら良いですが、
それでも解決出来ないようなケースは本当に怖いです。
曖昧にしておくと、もちろん本人もトラブルの元に気付きにくいのですが、
関係者も気づかないので、曖昧な部分は早めに潰しておきましょう。

そうすれば突発的な作業が増えなくなります。

「忙しい」と皆に伝える。

結局は人と人ですから、忙しい事を知っていれば、無茶な作業を振りづらくなります。
(関係無しの方もいらっしゃいますが・・・)

忙しい事を隠す必要は無いです。
※ただしフリーランスの方など、忙しすぎる事が悪い印象を与えてしまう、
または営業的に不利と思われる事もあると思うので、そこは別問題。


よく一人で全て抱え込んでなんとかしようとしてしまう方がいらっしゃいますが
(あ、これ俺だわ)
あまり良くないと思います。
プロジェクトはチームで行う事が多いので、
チーム全体で完成させる為には情報共有は必要です。
きちんと伝えましょう。
※自戒

あとがき

と、全体的にスケジューリングの事ばかりの内容ですが、
結局は、楽して作業が終わる方法なんて無いと思うんですよね。
日々のスキルアップと、こういったポイントを注意しておき、
最終的にはなんとかするのは自分の力ですよね。

全体的に自戒です。
忙しいを理由にしたくは無いので、頑張ります。
(激務なら記事書いてるなって話だよね)

Web業界は単価安くなってきてますし、色んな意味で、皆さん一緒に頑張りましょう…。

それとタイトルすいません